Prove cadaserviço executado
Checklist com foto, geotag e horário. SLA em tempo real, evidência que sustenta o contrato.
O que é um sistema de gestão de facilities?
Um sistema de gestão de facilities comprova serviços de limpeza, conservação e manutenção em campo. Cada rotina vira registro com checklist, foto, lugar e hora, e o dossiê do mês é o que o fiscal do contrato lê para aprovar a medição.
Da ronda da manhã ao relatório de SLA
Cada área deixa foto, lugar e hora. O que sai do padrão vira chamado na hora, e o SLA é calculado do que foi feito.
- 01
A ronda começa com as áreas do dia
A equipe abre o turno com as áreas na ordem da ronda, e cada área só fecha com a evidência que o contrato pede.
- 02
Cada área deixa evidência
Foto, lugar e hora nascem junto com o item, e não numa aba de relatório depois. O que está fora do padrão vira ocorrência na hora, com a foto que prova.
- 03
A ocorrência vira chamado
A ronda abre, a manutenção resolve, a foto fecha. O SLA do contrato sai do que foi feito, sem ninguém passar nada a limpo numa planilha.
- 04
O relatório de SLA sai pronto
As evidências, a base das rondas e a apresentação da reunião mensal saem do mesmo registro, e chegam ao síndico por um link, sem senha.
O que o fiscal do contrato vai procurar
Três detalhes da primeira página do dossiê. Eles existem para a medição não ser contestada.
- Horário do aparelho e do servidorlado a lado, com o atraso escrito
- Fora da janelana primeira página do dossiê
- Cláusula ao lado do indicadora medição diz de onde veio
- As execuções fora da janela e os chamados fora do prazo estão na primeira página, antes de qualquer resultado bom.
- Quem descobre a falha junto com o fiscal já perdeu a reunião. Documento que declara a própria falha na capa é caro de falsificar: sem a cadeia de registro, a página que abre a falha não se sustenta.
- Cada linha carrega o horário do aparelho e o horário do servidor, lado a lado.
- O par declara o atraso de sincronia de quem registrou sem sinal, no subsolo ou na casa de máquinas. Quem falsifica não escreve atraso, porque atraso parece defeito.
- Cada indicador vem com o número da cláusula ao lado.
- Medição que não aponta cláusula vira discussão sobre interpretação, e discussão de interpretação é sempre ganha por quem paga.
O que sustenta uma linha do dossiê
Limpeza e conservação, manutenção predial, segurança patrimonial e portaria: muda a cláusula que cobra, e o registro é o mesmo.
Checklists por ambiente e por contrato
Limpeza, manutenção, segurança e conservação. Os formulários nascem por tipo de ambiente e por contrato.
Antes e depois
Registros fotográficos com data, hora e coordenada. Cada registro entra no dossiê do mês ao lado do seu par.
Check-in na unidade
O check-in nasce com a coordenada e o horário da entrada na unidade, e é isso que sustenta a ronda diante do contratante.
Muitas unidades, um painel
Dezenas de unidades num painel só, organizadas por região, contrato ou responsável.
O SLA sai do campo
O SLA é calculado a partir do que chega do campo, com tempo de resposta e conformidade contratual atualizados.
A tabela sai da sua cláusula
Cada indicador vem com o número da cláusula ao lado, e o que não deu para ler no contrato volta escrito como pergunta. Nada entra em medição antes de você responder.
Funciona sem sinal
O formulário abre com a rotina daquele ambiente e funciona no subsolo e na casa de máquinas. O registro sobe quando a rede volta, e o atraso fica escrito.
O que o sistema não faz
Não faz ponto eletrônico, e nenhum painel ordena pessoas por desempenho. Se o que você precisa é controle de jornada, o instrumento é outro.
Do planejamento à comprovação, em três etapas
A terceira é a que você abre na frente do fiscal do contrato.
Mapeamento
Unidades, ambientes, contratos e equipes chegam carregados, com o checklist e a frequência de cada tipo de serviço.
Execução
A equipe recebe as tarefas no app, executa com o formulário guiado, registra as fotos de antes e depois e marca a conclusão.
Comprovação
O dossiê do mês fecha com as execuções fora da janela e os chamados fora do prazo na primeira página, antes de qualquer resultado bom.
Onde isto rende, e onde a planilha ainda resolve
Rende
- Você opera limpeza, conservação ou manutenção em várias unidades ao mesmo tempo.
- O contrato tem SLA e o contratante pede comprovação do que foi feito.
- As rondas e rotinas se repetem e precisam de checklist com foto e horário.
Não rende
- É uma unidade só, com equipe pequena, e o caderno de ocorrências resolve.
- Ninguém cobra SLA nem evidência do serviço prestado.
- Sua necessidade é só registro de presença, sem execução de rotinas.
Mande a cláusula, receba a tabela
Contrato sem cláusula de nível de serviço não gera tabela, e a gente devolve isso escrito. Se o contrato não puder sair da sua empresa, leia a cláusula por telefone e a gente transcreve.
Começar a transformaçãoTraga a cláusula de níveis de serviço e volta a tabela de medição, com o número da cláusula ao lado de cada indicador, em até cinco dias úteis. Se o contrato não puder sair da sua empresa, a cláusula sozinha basta.