Acabe com opapel em campo
OS digital, assinatura eletrônica e fechamento na frente do cliente. O preenchimento acaba na visita, e não à noite no escritório.
O que é uma ordem de serviço digital?
Uma ordem de serviço digital substitui o papel no atendimento em campo. O técnico recebe a OS no aplicativo, registra fotos, colhe a assinatura do cliente e fecha na hora, mesmo sem internet. O documento sai do local já conferível por quem fatura.
Da ordem de serviço ao laudo, sem passar pelo escritório
A OS chega pronta no celular do técnico, o cliente assina no local, e o laudo sai dali.
- 01
A OS chega pronta
Os chamados saem distribuídos por região e especialidade, e o técnico abre o dia com as OS na ordem da rota, cada uma com o histórico do equipamento.
- 02
O diagnóstico é guiado
O checklist muda conforme o equipamento e a resposta anterior. A peça aplicada entra pelo número de série, e o estoque desconta na hora.
- 03
O cliente assina no local
Serviço, tempo em campo, peças e retorno fecham na mesma tela, e quem estava lá assina. A OS chega ao faturamento no mesmo turno.
- 04
O laudo vira relatório
O laudo de cada OS e o relatório do contrato saem do mesmo registro, com a sua marca. O cliente abre por um link, sem senha, e avalia o atendimento no fim.
O que o seu financeiro olha na OS
Três detalhes que decidem se a ordem de serviço fatura no mesmo turno ou volta do faturamento dias depois.
- Três horáriosabertura, conclusão e liberação
- Peça pelo número de sériejá classificada entre garantia e cliente
- Assinatura com trilha de auditoriaquem assinou, quando e onde
- A OS traz os três horários: abertura, conclusão e liberação para faturamento.
- É o que separa a visita que aconteceu da visita que foi cobrada. Sem os três, a discussão sobre uma cobrança contestada vira palavra contra palavra duas semanas depois.
- A assinatura sai com trilha de auditoria de quem assinou, quando e onde, e não usa certificado ICP-Brasil.
- A contestação nunca pergunta se houve assinatura. Pergunta quem assinou. E dizer que não usa ICP-Brasil antes de você assinar contrato evita a descoberta cara, que é depois.
- A peça entra na OS já classificada entre garantia e cliente.
- Essa classificação feita depois, no escritório, é a que erra. Errada, ela não vira retrabalho de digitação: vira nota emitida contra a pessoa errada.
Onde uma OS deixa de fechar, e o que impede isso
A OS digital
Checklists de instalação, manutenção preventiva e corretiva num formulário guiado. O campo de peça só aparece depois que o técnico marca troca de componente.
Assinatura no local
Técnico e cliente assinam no celular, e a OS sai com trilha de auditoria de quem assinou, quando e onde, no modelo da MP 2.200-2/2001 para assinaturas eletrônicas.
Peças e estoque em trânsito
Cada componente usado entra na OS com o custo já classificado entre garantia e cliente, e o estoque em trânsito acompanha junto.
Check-in no endereço do chamado
Chegada e saída nascem com coordenada e horário, e o formulário só abre dentro do endereço do chamado.
O histórico do equipamento
O ativo carrega o histórico de manutenção e o contrato, e o técnico abre isso em campo sem procurar.
Funciona sem sinal
A OS, os manuais e os vídeos técnicos abrem no subsolo, no elevador e na zona rural. Os dados sobem quando a conexão volta.
O que trava o fechamento
A OS não fecha enquanto os itens obrigatórios daquele tipo de serviço não estiverem preenchidos, e quem define quais são obrigatórios é a sua operação.
A integração com o seu ERP
A OS fechada chega ao sistema que fatura hoje pela integração montada na implantação. Sistema sem interface aberta não integra, e isso é dito antes de você assinar.
Do chamado ao fechamento, em três etapas
A terceira é a que decide se a OS volta do faturamento dias depois.
Abertura
O chamado entra pelo painel ou pelo aplicativo, e a OS nasce com os dados do cliente, do equipamento, do SLA e da prioridade.
Execução
O técnico recebe a OS no app, faz o check-in no endereço, executa com o formulário guiado, registra peças e fotos e colhe a assinatura.
Fechamento
A OS entra na fila do faturamento com fotos, tempos, peças e a classificação entre garantia e cliente já separadas, e com a assinatura presa ao documento.
Onde isto rende, e onde não
Rende
- Você faz instalação, manutenção ou assistência na rua, com ordem de serviço.
- O cliente precisa assinar no local e a OS precisa se sustentar depois, com foto e hora.
- Sua equipe perde horas fechando relatório de visita no fim do dia.
Não rende
- O atendimento é todo interno, em bancada, sem visita ao cliente.
- As visitas são esporádicas e ninguém cobra comprovação do serviço.
- Você procura só um agendador de visitas, sem execução em campo.
Mande a OS que a sua equipe preenche hoje
Serve o formulário de papel fotografado, o PDF, o Word ou a planilha. Você mostra o resultado ao seu financeiro e ao seu time de campo antes de qualquer reunião.
Começar a transformaçãoA OS que a sua equipe preenche hoje, no papel ou em PDF, é tudo o que precisamos. Em até cinco dias úteis volta o mesmo documento como OS digital, com os seus campos e a sua numeração.